Alltid steget före

Att effektivt kunna arbeta med schemaläggning, bemanning och personalplanering är en framgångsfaktor för alla företag med hög personalintensitet.

Med utgångspunkt från aktuellt arbetstidsavtal och organisationens bemanningskrav kan ni enkelt upprätta ett antal behovsscheman i vårt bemanningsområde.

Dessa scheman utgör sedan de underlag som kopplas till respektive anställning. Schemat presenteras för medarbetaren och det skapade schemat i bemanningen kan skapa en automatisk kontering till HRM:s projektrapportering.

För att hantera tidrapportering finns bland annat funktioner för närvaro- och källrapportering. Era medarbetare kan alltså själva rapportera närvaro, övertid och frånvaro. Efter attest sänds uppgifterna vidare för bearbetning. När ni använder tidfunktioner i tidrapporteringen finns även alternativ för ledighetsansökan och sjukanmälan via elektronisk blankett.

Ansökan/anmälan skickas därefter som ett ärende till berörd chef för attest och vidare hantering. Tidrapporterna, tillsammans med lönefunktionerna, hanterar de flesta centrala avtal som finns tecknade mellan arbetsmarknadens parter.

HRM innehåller funktioner för att bevaka, följa upp och skapa underlag som behövs för att på ett bra sätt hantera frågor enligt Lagen om Anställningsskydd och de varianter som krävs av olika kollektivavtal.

Här hämtas grunduppgifter för en revision från Lön. Användaren kan fritt välja urvalskriterier. Rutinen lagrar historiska revisioner, så att jämförelser med tidigare revisioner kan göras direkt. I lönesystemet för revision finns funktioner för simulering samt beräkning för bud och potter. Rutinen framställer också rapporter som visar överenskommelser och förhandlingsprotokoll.

Lönesystemet för revision har även en återföringsfunktion som uppdaterar anställningsuppgifterna i lönefunktionen och markering sätts om retroaktiv lön skall beräknas.

Registrering av reseräkningar kan utföras av den anställde själv. Funktionen hanterar såväl inrikes- som utrikesresor samt utläggsredovisning. Registrering av traktamenten sker genom att avresedatum och klockslag samt ankomstdatum och klockslag anges varefter funktionen automatiskt skapar traktamenten inom intervallet.

Efter det att reseräkningen är attesterad och godkänd sker automatisk överföring till lön för utbetalning.

Vårt lönesystem innehåller ett komplett stöd för att hantera sjukdom och rehabilitering. Ett exempel på funktioner är: Sjukfrånvaro registreras och bevakas av chefen och/eller den chef som har fått attesträtt för tidsrapportering delegerad till sig. Den anställde kan friskanmäla sig då man är tillbaka på arbetsplatsen.

Rehabiliteringsärenden skapas med automatik i lönesystemet men kan även skapas manuellt. Chefen och HR-ansvarig kan se sjukfrånvarostatistik både för sina närmsta medarbetare och för all underställd personal. Chefen och HR-ansvarig kan få bevakningsmail.

I HRM kan du skicka lönespecifikationer och kontrolluppgifter direkt till Kivra, istället för att distribuera via mail eller via vanlig post.

Funktionen är integrerad med HRM och gör processen helt automatiserad. Som administratör behöver du då inte fundera på om/hur medarbetarna ska få sina lönespecar och kontrolluppgifter. Dina medarbetare kommer att få sina lönespecifikationer både i HRMs portal och i Kivra för mer långsiktig arkivering. Lösningarna är helt webbaserade och är tillgänglig oberoende av vilken typ av enhet du använder.

Med HRMs e-signering av anställningsavtal via Kivra sparar du tid med ett snabbt och säkert digitalt flöde. Du får avtalet påskrivet oavsett fysisk närvaro av undertecknare. Det är flexibelt att välja vem som ska underteckna. Avtalet lagras tryggt i HRM och det hittas lätt om det behövs. Utöver att du lagrar det färdigsignerade anställningsavtalet i HRM, skickas det dessutom till den anställdas Kivrabrevlåda.

Kivra har idag nästan 30 000 anslutna avsändare, vilket gör att detta inte bara är en brevlåda för lönespecar och kontrolluppgifter, utan även för en mängd annan information från myndigheter och andra organisationer/företag.

Här kan du läsa mer om processen hos Kivra och få mer tips av Kivra om hur du kan hantera lanseringen av lönespecifikation på din arbetsplats.

HRM erbjuder fullt stöd för de kunder som behöver etablera en Masterdatabas som kan samverka med era befintliga system. HRMs Masterdatabas kan också ligga till grund för företagsgemensamma löne- och HR rutiner.

Masterdatabasen är uppbyggd enligt en genomtänkt modell och kan hämta/lämna information till/från andra system. Med HRMs Masterdatabas etablerar ni en komplett databas för all personal som kan ligga till grund för och stödja:

• en företagsgemensam process för hantering av organisation, anställningar och personer
• en medarbetarportal för person- och anställningsinformation
• gemensam, aktuell och kvalitetssäkrad information genom statistik och utdata
• intern benchmarking
• samordning av organisationsdelar, anställningar och personer i hela organisationen även utanför Sverige
• språkhantering

HRM innehåller mängder med funktioner för att hantera organisation, anställningar och personer. Informationen är alltid aktuell och gemensam. Det innebär att ni snabbt och enkelt får grepp om vital information som rör organisation och personal - och med HR-funktionerna i HRM som hjälp få ett effektivt stöd för HR-arbetet, service till medarbetare, chefer i olika situationer och i alla faser under den anställdes tid i organisationen.

När ni hanterar kompetens i HRM definieras och lagras organisationens krav på kompetens på ett antal nivåer och begrepp. Kraven kan registreras både i form av koder och i form av klartexter.

När ni hanterar kompetens i lösningen får ni också tillgång till funktioner för att hantera de anställdas CV, utvecklingssamtal, arbetsvärdering, successions- och ersättarplanering samt kurs och utbildningar.

Dataskyddsförordningen, GDPR, är en ny förordning som ersätter PuL och som alla företag som hanterar personuppgifter är skyldiga att följa. Vi som systemleverantör arbetar därför med att säkerställa och anpassa systemet så att ni som kund och personuppgiftsansvarig ska kunna följa de nya lagkrav som ställs. Bland annat har vi sett över utveckling inom områden som registerutdrag, rensning, arkivering och loggning. Detta har resulterat i att vi förenklat hantering för att underlätta för er som kund inom dessa områden.

En rekommendation är att se över hur lönespecifikationer hanteras då det inte är godkänt att skicka dessa via mail och här kan vi erbjuda lösningar som HRM portal, HRM mobil app eller Kivra. HRM erbjuder även en gemensam genomlysning där man går igenom hanteringen av personuppgifter i HR- och lönesystemet med kunden.